Optionele diensten

Optionele Dienstverlening voor het beheren/besturen van Verenigingen van Eigenaars

Financiële/administratieve diensten

• Het verstrekken van tussentijdse financiële informatie of rapportage aan het bestuur, de voorzitter, een commissie of aan alle eigenaren.
• Het verzorgen van de salarisadministratie van eventueel in dienst van de vereniging aangesteld personeel, zoals bijvoorbeeld een huismeester.
• Het adviseren omtrent en verrichten van alle handelingen teneinde een maximaal rendement uit de liquiditeiten en reserves van de vereniging te verkrijgen, met uitzondering van  het normale cashmanagement met betrekking tot de gewone bankrekeningen van de vereniging.
• Het op verzoek van de vereniging laten opmaken van een accountantsrapport en het in verband daarmee verstrekken van alle noodzakelijke informatie en gegevens aan de desbetreffende accountant. " Het opmaken van een individuele afrekening met alle leden van de vereniging op basis van de jaarrekening (voordelig/ nadelig exploitatiesaldo).
• Het jaarlijks afrekenen van de verwarmingskosten met de individuele leden (en eventuele oud-leden) van de vereniging op basis van de toepasselijke kostenverdeelmethode.
• Het verzorgen van de administratie ten behoeve van de BTW-verrekening en de periodieke BTW-aangifte, indien ten behoeve van de vereniging in het kader van de Wet Omzetbelasting 1968 een stamnummer wordt aangevraagd en toegekend.
• Het bij de oprichting van de vereniging éénmalig organiseren, convoceren, notuleren en zonodig voorzitten van een oprichtingsvergadering/informatie bijeenkomst met de toekomstige leden van de vereniging.
• Het adviseren over en begeleiden van eventuele juridische procedures die door dan wel tegen de vereniging worden aangespannen, waaronder het bijwonen van rechtszittingen en  dergelijke.
• Het verstrekken van juridische adviezen door een (bedrijfs)jurist bij rechtskundige aangelegenheden de vereniging betreffende.
• Het organiseren, convoceren, bijwonen en notuleren van andere vergaderingen en (bestuurs)besprekingen dan de jaarlijkse algemene ledenvergadering, het verzorgen van volmachten ten behoeve van leden die verhinderd zijn dergelijke vergaderingen bij te wonen, alsmede het uitwerken van de notulen respectievelijk besluitenlijsten en het verzenden daarvan aan de leden van de vereniging. Hieronder wordt mede verstaan de algemene ledenvergadering die opnieuw moet worden belegd, omdat op de eerste vergadering, hoewel tijdig en correct geconvoceerd, het vereiste quorum niet aanwezig was.

Technische diensten

• Het éénmalig opmaken van een bouwkundig rapport, waarin onderscheiden naar verschillende bouwdelen en onderhoudsrubrieken een beoordeling wordt gegeven van de staat  van onderhoud waarin de gemeenschappelijke gedeelten en voorzieningen van het gebouw(en complex) verkeren, met aanbevelingen voor eventueel uit te voeren werkzaamheden en een raming van de daarmee gemoeide kosten.
• Het opmaken van een meerjarenplanning en daaraan gekoppelde meerjaren-onderhoudsbegroting, bijvoorbeeld voor een periode van 5 of 10 jaar, van het te verwachten (groot) onderhoud en het - ter financiering van de toekomstige onderhoudsbehoefte - berekenen van de door de individuele eigenaren te betalen financiële bijdragen daaraan.
• Het tenminste éénmaal per jaar ter inspectie bezoeken van het gebouw(en complex) van de vereniging, op basis waarvan het bouwkundig rapport en/of de meerjarenplanning  (eventueel) worden aangepast. " Het in het kader van preventief onderhoud verrichten van periodieke opstal inspecties, zowel in- als uitpandig.
• Het behandelen van alle aangelegenheden die betrekking hebben op het zogenaamd groot onderhoud/renovaties van de gemeenschappelijke gedeelten en zaken c.q. gemeenschappelijke voorzieningen van het gebouwencomplex, d.w.z voorbereiding (offerte aanvraag en vergelijk), begeleiding, toezicht, controle, administratie, controle facturen  etc.
• Het behandelen van alle aangelegenheden die verband houden met het zogenaamd dagelijks onderhoud van de gemeenschappelijke gedeelten en voorzieningen van het gebouw  of gebouwencomplex van de vereniging, die het bedrag conform de splitsingsakte te boven gaan. Hieronder is begrepen de behandeling van eventuele onderhoudsklachten van individuele eigenaren - voor zover deze geen betrekking hebben op privé-gedeelten - het uitbesteden van en de controle op uit te voeren werkzaamheden, alsmede het  controleren van de ontvangen facturen dienaangaande.
• Het indienen van schades die het bedrag van € 4600,= te boven gaan, die vallen onder de dekking van de verzekeringen van de vereniging, bij de assurantietussenpersoon c.q.  assuradeur en het namens de vereniging voeren van correspondentie dienaangaande. Contact onderhouden met assurantietussenpersoon c.q. verzekeraar en de vereniging en/of  individuele eigenaar informeren omtrent schadeafwikkeling.
• Het begeleiden van de oplevering(en) c.q. deeloplevering(en) aan de gezamenlijke eigenaars door de aannemer c.q. projectontwikkelaar c.q. groot eigenaar van gemeenschappelijke gedeelten en voorzieningen van nieuwbouw(complex(en)).
• Het behandelen van alle zaken vallende onder de nog van kracht zijnde garantiebepalingen van aannemers en leveranciers, alsmede het houden van toezicht op de naleving van  bedoelde garantiebepalingen. Het (incidenteel) bijwonen van vergaderingen van een eventueel door de ledenvergadering ingestelde technische commissie.
• Het onderhouden van functionele kontakten met overheidsinstanties, zoals bouw- en woningtoezicht, welstandscommissie en dergelijke.
• Het initiëren en begeleiden van arbitragezaken met betrekking tot de uitvoering van nieuwbouw- en/of onderhoudswerkzaamheden.
• Het opstellen van een taakomschrijving ten behoeve van de huismeester en/of portier en/of klusjesman.
• Het houden van toezicht op het functioneren van (een) in dienst van de vereniging werkzame huismeester en/of portier en/of klusjesman en/of "handyman".
• Het opnemen van de meterstanden van de individuele en/of collectieve water - en/of energievoorzieningen.